星期二, 9月 04, 2012

在 PowerPoint 2010 幫投影片分門別類

撰寫有關微軟的軟體教學,在這個網誌大概算特例吧!縱使處理個人報告時,早就改用LibreOffice,然而要與同學合作檔案時,現階段選擇較多人使用的Microsoft Office,仍有必要性。

這次要做的投影片,是系上戲劇的台詞投影。由於內容不是中文,沒有台詞觀眾可能看不懂。然而我在當天負責攝影和錄影,播映投影片也不是使用我的電腦,為了方便和以防萬一,還是選擇了Microsoft PowerPoint製作。

不過製作到一半時,我發現一個問題。整份投影片約有500多頁,假如沒有適當地分類,不但製作時無法快速切換到欲修改的頁面,假如播放時亂掉,要找到正確的內容,可說是大海撈針。


在500多張沒標題的投影片找東西,可謂大海撈針
為了避免發生如此窘境,我在微軟的網站,找到了底下這篇教學。
將投影片組織成章節 - PowerPoint - Office.com
透過這個功能,就可以將投影片分成數個章節,除了編輯時方便,播映時選擇右鍵→「移至節」,就可以快速選擇章節,不怕找不到了。以這份投影片為例,我是依照不同場景分類。
 有個目標和分類總是比較好找

如果想要建立一個新的章節,請在想要建立新章節的地方,例如在該張或是兩張投影片之間,按右鍵→新增章節。也可以在功能列「常用」分類的「投影片」找到按鈕。不過根據設計,之後的投影片似乎會被放入同一章節。當然,也可以再細分下去就是了。

預設的章節名稱,想必不是我們想要的,此時可以在章節上按右鍵,選擇「重新命名章節」
不想要章節的時候,有「移除章節」和「移除章節與投影片」兩個選項。這點要特別注意,前者僅是將分類拿掉,不會改內容,後者則是將分類和裡面的內容一併移除,選擇時不要誤刪資料了。
選擇「移除章節」,僅是將章節分類拿掉,不影響投影片內容

選擇「移除章節與投影片」,連內容也會被移除
(請注意第469、470張連同「第12幕-街頭」這個章節一起刪除)
這個功能在處理大量投影片時算方便,不過僅支援Microsoft PowerPoint 2010以後的版本,在2007版看不到設定好的章節。如果是學校有買Office授權的學生,可以考慮升級,除此之外,除非真有必要,不然我想不用為了這功能而升級。

結果後來發現同學用的是2007版......

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